Como utilizar a Confirmação de Agendamento
Que tal economizar tempo e dinheiro em ligações para confirmar a presença de um paciente? Pelo Shosp você pode enviar SMS, E-mail e WhatsApp para lembrar o seu paciente que ele tem um horário marcado. E o melhor, de forma totalmente automatizada.
Fique tranquilo, o Shosp faz tudo por você! Com a confirmação automática, além de economizar tempo com as ligações, você ainda irá conseguir realocar pacientes e, assim, manter a sua agenda sempre cheia.
1. Confirmar Agendamento por SMS
No primeiro exemplo, iremos mostrar como funciona a confirmação via SMS. Nesta opção, vale lembrar, que o seu saldo de SMS no sistema deve estar positivo.
Veja como é fácil configurar:
1. Vá em Relacionamento com Paciente
2. Clique em 'Confirmação de Agendamento'
3. Em SMS, clique no botão para ativar
1.1 Personalizar a mensagem que será enviada
Vale lembrar que as macros que aparecem na mensagem irão buscar as informações do Agendamento, ficando personalizadas de acordo com os dados colhidos. Na mesma tela, você pode conferir como ficará a mensagem.
1. Clique na engrenagem que fica ao lado do botão de ativar:
2. Você pode também configurar a partir de que horas deseja que os SMS sejam enviados aos pacientes. Desta forma, o paciente irá receber uma mensagem lembrando do seu agendamento com um dia de antecedência a data do agendamento.
2. Confirmar Agendamento por e-mail
Você pode também configurar a confirmação por e-mail.
1. Ir em Relacionamento com Paciente
2. Clique em 'Confirmação de Agendamento'
3. Em E-MAIL, clique no botão para ativar
2.1 Personalizar a mensagem que será enviada
1. Clique no ícone de engrenagem ao lado do botão de ativar a confirmação via E-mail.
2. Configure o e-mail que receberá o retorno.
Após configurado e salvo, o paciente irá receber a confirmação em seu e-mail cadastrado no sistema no dia anterior ao seu agendamento. Ele terá a opção também de incluir esse compromisso em seu Google Agenda, saiba aqui. E também poderá confirmar a sua consulta clicando em apenas um botão.
Caso o paciente queira informar que ele não irá comparecer, ele poderá entrar em contato com a clínica para remarcar o horário de forma simples e rápida. Veja:
3. Confirmar Agendamento por WhatsApp
A confirmação automática pelo WhatsApp envolve alguns passos introdutórios a mais, por isso, separamos um artigo específico. Para acessar, clique aqui.
Após ter realizado a aquisição e integração com WhatsApp, veja como configurar:
1. Vá em Relacionamento com Paciente
2. Clique em 'Confirmação de Agendamento'
3. Em WhatsApp, clique no botão para ativar
3.1 Personalizar a mensagem que será enviada
Vale lembrar que as macros que aparecem na mensagem irão buscar as informações do Agendamento, ficando personalizadas de acordo com os dados colhidos. Na mesma tela, você pode conferir como ficará a mensagem.
1. Clique na engrenagem que fica ao lado do botão de ativar e configure o texto a ser enviado no primeiro passo.
2. Você pode também configurar com quantos dias de antecedência você deseja que as mensagens de confirmação sejam enviadas, podendo ser 1, 2 e 3 dias. Após selecionar o dia, basta selecionar a partir de que horas deseja que as mensagens sejam enviadas aos pacientes e que dia devem ser enviadas as mensagens de confirmação para os pacientes que receberiam a mensagem no Domingo (podendo manter o envio no Domingo, no sábado ou na sexta-feira). Depois disso, é só salvar.
4. Restringir o envio da mensagem
Depois que você tiver realizado as devidas configurações, será possível realizar restrições na confirmação de agendamento, tanto por Serviço, quanto por Prestador. Você fará isso inserindo nos devidos campos os nomes dos serviços ou prestadores que você deseja que o sistema não envie SMS, E-mail ou WhatsApp de confirmação para os pacientes com esses agendamentos:
4.1 Restringir o envio da mensagem por Prestador
Ainda em Relacionamento com o paciente>> Confirmação de agendamento:
1. Clique no botão "Restrições"
2. Na opção superior, insira os prestadores que deseja restringir no envio de SMS ou E-mail de confirmação e salve.
4.2 Restringir o envio da mensagem por Serviço
Ainda em Relacionamento com o paciente>> Confirmação de agendamento:
1. Clique no botão Restrições
2. Na opção inferior, insira os serviços que deseja restringir no envio de SMS ou E-mail de confirmação e salve
5. Visualizar informação na agenda
Assim que o paciente responde a uma mensagem, seja por SMS ou e-mail, a informação vai direto para a Agenda, facilitando a rotina da sua clínica.
Caso ele responda com "SIM", o sistema irá indicar que o paciente irá na Agenda, assim:
Mas, se o paciente responder com "NÃO", o sistema irá indicar que ela não irá na Agenda, desta forma:
Para todo caso de confirmação automática, cada envio é descontado um crédito para envio de mensagens, lembrando que caso o cliente responda, não é enviado outra mensagem agradecendo a resposta e etc.
Atualmente, o envio ocorre de acordo com a configuração que você selecionar (1, 2 ou 3 dias antes do agendamento), os disparos acontecem durante todo o decorrer do dia até às 23:59h. A automação dispara as mensagens nos minutos 05, 30 e 50 de cada hora (Ex.: 10:05, 10:30: 10:50)
Aproveite muito essas facilidades para administrar as faltas e manter sua agenda sempre cheia! :)
Nosso maior objetivo é te levar ao sucesso e proporcionar a melhor experiência para os seus pacientes.
Caso surja alguma dúvida ou feedback referente ao artigo, entre em contato com nossos especialistas pelo chat dentro do sistema, ou envie um e-mail para [email protected] =)
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